Worauf muss ich bei der
digitalen Dokumentation achten?

Die digitale Dokumentation ist im Bereich der Hebammenarbeit aktuell erst im kommen und kann in den nächsten Jahren zum Standard in der Dokumentation der Hebammenarbeit werden. Umso wichtiger ist, dass diese auch sicher ist. Doch was heißt sicher? Worauf gilt es bei der digitalen Dokumentation zu achten?

Wir möchten Ihnen in diesem Artikel einen kurzen Überblick geben, worauf bei der digitalen Dokumentation geachtet werden muss und wie miya dies umsetzt. Für Fragen oder Feedback zu sind wir gerne per E-Mail oder Telefon erreichbar.

Schweigepflicht

(1) Hebammen und Entbindungspfleger unterliegen der Schweigepflicht (§ 203 des Strafgesetzbuches). Diese umfasst auch schriftliche Mitteilungen der betreuten Frauen sowie Untersuchungsbefunde. Die Schweigepflicht gilt auch gegenüber Angehörigen anderer Gesundheitsberufe, soweit die betreuten Frauen die Hebammen und die Entbindungspfleger nicht ausdrücklich von der Schweigepflicht entbunden haben. [HebBO NRW §5]

(1) Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als
1. Arzt, Zahnarzt, Tierarzt, Apotheker oder Angehörigen eines anderen Heilberufs, der für die Berufsausübung oder die Führung der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert,
…
anvertraut worden oder sonst bekanntgeworden ist, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft. [§203 StGB]

Wie diese beiden Auschnitte aus der Hebammengebührenordnung Nordrhein-Westfalen und dem Strafgesetztbuch darlegen, unterliegen Hebammen der Schweigepflicht. Ein Brechen dieser kann mit Freiheitsstrafen oder Geldstrafen bestraft werden.

Daher ist es bei der digitalen Dokumentation so wichtig, dass Daten niemals von unbefugten gelesen werden können. Dazu zählt auch der Betreiber der Software, im Fall der digitalen Dokumentation von miya die Mitarbeiter der Firma yoshteq GmbH & Co. KG. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen, alle Daten der Dokumentation auf dem Endgerät zu verschlüsseln. Was heißt das? Die Daten werden nicht nur auf dem Transportweg verschlüsselt, wie z.B. beim Onlinebanking, sondern schon vorher, bevor die Daten das Gerät verlassen. Die Daten werden dann über einen verschlüsselten Transportweg an unsere Server in Deutschland übertragen und dort gespeichert. Beim Abruf einer Akte werden diese verschlüsselten Daten dann wieder an das Endgerät übertragen und dort entschlüsselt.

Da der Schlüssel nur der NutzerIn bekannt ist, besitzen wir zu keinem Zeitpunkt die technische Möglichkeit die Daten zu entschlüsseln um Einsicht in die Gesundheitsdaten zu nehmen. Somit bleibt Ihre Schweigepflicht unberührt.

Eine Alternative zur Verschlüsselung stellt die Entbindung der Schweigepflicht gegenüber dem Dienstleister der Dokumentationssoftware dar. Wir haben uns bei miya bewusst gegen diese Alternative entschieden, da wir es für Unverhältnismäßig halten, jede Betreuten von der Schweigepflicht entbinden zu müssen.

Einer der wichtigsten Punkte bei einer digitalen Dokumentation ist also, dass die Daten niemals im Klartext Ihr Endgerät verlassen und erst auf dem Server verschlüsselt werden. Jede technische Möglichkeit des Zugriffs auf die Daten stellt einen Bruch der Schweigepflicht da. Auch dann, wenn die Verschlüsselung auf dem Server vollautomatisch abläuft hat der Betreiber theoretisch die Möglichkeit die Daten unbemerkt mitzulesen.

Nachvollziehbarkeit

Die Nachvollziehbarkeit auf Papier wird dadurch gewährleistet, dass man bei Änderungen, die alten Werte nicht einfach löschen und überschreiben kann, sondern diese immer erhalten bleiben, aber durchgestrichen werden. Somit kann immer Nachvollzogen werden, was vorher in einem Feld stand.

Diese Eigenschaft gilt es auch bei der digitalen Dokumentation zu erhalten, um nachträgliche Manipulationen zu vermeiden und die Dokumentation dadurch auch im Streitfall glaubhaft zu machen. In der digitalen Welt wird diese Eigenschaft oft mit „Revisionssicherheit“ in Zusammenhang gebracht, wobei dieser Begriff noch weitere Punkte beinhaltet, welche ebenfalls für eine digitale Dokumentation einzuhalten sind.

In miya werden Werte von Feldern nie überschrieben, sondern nur die alten Werte im Hintergrund aufbewahrt und der neue Wert in das Feld übernommen. Diese Änderungen sind jederzeit für jedes Feld einsehbar. Außerdem gibt es die Möglichkeit Kommentare zu den Änderungen zu erfassen, um den Grund der Änderung dar zu legen.

Archivierung

(3) Der Behandelnde hat die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen. [BGB §630f]

Die Patientenakte muss nach Abschluss der Behandlung für 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies bedeutet im digitalen vereinfacht gesagt, dass die Daten in 10 Jahren nach Abschluss der Akte, noch in der selben Art und Weise eingesehen werden können müssen, wie zum Zeitpunkt des Abschluss der Akte. Außerdem muss nachgewiesen werden können, dass die Daten nicht verändert worden sind.

Damit die Daten noch in 10 Jahren gelesen werden können, muss ein Datenformat verwendet werden, welches die Daten auch in 10 Jahren noch in gleicher Art und Weise wie heute darstellen kann. Hierfür hat das Bundesamt für Sichertheit in der Informationstechnik (BSI) Richtlinien erstellt [M 4.170]. In der digitalen Dokumentation von miya werden für die Archivierung Datenformate aus dieser Richtlinie verwendet und damit sichergestellt, dass die Daten auch in Zukunft noch lesbar sind.

Der Nachweis der Unveränderlichkeit der Daten kann im digitalen über verschiedene Wege erfolgen. Ein Weg wäre, spezielle Datenträger zu verwenden, die die Eigenschaft besitzen, dass sie nur einmal beschrieben werden können. Damit ist es physisch nicht möglich, die Daten nachträglich zu verändern.
Ein anderer Weg ist es, die Daten mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel zu versehen. Eine digitale Signatur ist ein Wert eines Dokuments, welcher mittels spezieller Algorithmen berechnet wird. Dieser ändert sich, sobald sich das Dokument ändert. Eine solche Signatur kann man nun aber auch von einem vertrauenswürdigen Dritten erstellen lassen, und somit diesen Wert und einen Zeitstempel dazu sicher erstellt. Kurz gesagt: mittels einer digitalen Signatur kann nachgewiesen werden, dass das Dokument zum angegebenen Zeitpunkt so vorlag, wie es zum jetzigen Zeitpunkt vorliegt. Die rechtliche Relevanz einer solchen digitalen Signatur regelt die EU-Richtlinie eIDAS [Überblick BSI]

Für die digitale Dokumentation von miya haben wir uns für den zweiten Weg entschieden, die archivierten Akten mit einer digitaler Signatur zu versehen und somit die Unversehrtheit der Akten nachweisen zu können.

Im Allgemeinen ist es wichtig, dass digitale Akten nur einmal archiviert werden (können) sollten. Dabei sollten die Daten in ein langzeitarchivierbares Datenformat konvertiert werden und nachweisbar unveränderbar abgelegt werden.

Zusammenfassung

Achten Sie bei der Auswahl eines Systems unbedingt auf die folgenden Punkte, welche mit der digitalen Dokumentation von miya erfüllt werden:

• Verschlüsselung der Daten auf dem Endgerät
• Nachvollziehbarkeit der Eingaben (Datum, Uhrzeit, Name der Hebamme und Wert der Eingabe)
• Archivierung mit Nachweis der Unveränderbarkeit (Signatur mit Zeitstempel oder Sicherung auf einem speziellen Datenträgersystem)
• Archivierung in einem langzeitarchivierbaren Datenformat